Bezpečnost práce v administrativě

Věděli jste, že pokud se na vyhořelém pracovišti najde v zásuvce osobní nabíječka vašeho zaměstnance, která požár způsobila, může to pro Vás znamenat značné potíže, protože neprošla povinnou roční revizí elektrospotřebičů?

Provozujete administrativní činnosti a myslíte si, že se na Vás pravidla bezpečnosti práce nevztahují? Chyba. Povinnosti máte stejné, jako kterýkoliv jiný zaměstnavatel.

Bezpečnost práce je zakotvena v Zákoníku práce. Zákoník nerozlišuje dle druhu provozovaných činností, ale povinnosti stanoví obecně, každému zaměstnavateli, resp. i zaměstnanci.

Je ale pravda, že při administrativních činnostech to nebudete mít tak náročné, jako zaměstnavatelé zabývající se těžkou výrobou.
Tento článek Vám nejdůležitější povinnosti, které byste rozhodně neměli podcenit, shrne a objasní.

Zajistit bezpečáka? Ano či ne?
Pokud na tuto otázku neznáte jednoznačnou odpověď, pak rozhodně ano.

Zákon říká, že osobu s platným osvědčením musí mít zaměstnavatelé s více než 25 zaměstnanci nebo ti, kteří nemají dostatečné znalosti bezpečnosti práce. A pokud sami osvědčení v bezpečnosti práce nemáte, pravděpodobně těmito dostatečnými znalostmi ani nedisponujete. Pak raději odborníka skutečně kontaktujte.

Kategorizace prací
Kategorizace prací je proces, při kterém je každá práce (např. ekonom, ředitel, programátor, uklízeč apod.) zhodnocena z hlediska 13ti rizikových faktorů. Mezi ně patří např. pracovní polohy, fyzická námaha, zátěž teplem, zraková zátěž, psychická zátěž apod. Hodnocení se provádí dle kritérií stanovených právními předpisy. Z hlediska každého faktoru se práce zařadí jedné z kategorií. Kategorie jsou 1 (nejméně riziková), 2, 3 nebo 4 (nejvíce riziková práce). Proces zhodnocení vyžaduje odborné znalosti. Ideální je nechat jej odborníkovi. O kategorizaci se musí vypracovat dokumentace, která se předkládá na místně příslušnou krajskou hygienickou stanici.

Kategorizace má význam nejen k lepšímu porozumění rizikovým faktorům pracovních podmínek, ale rovněž pro řádné provádění lékařských prohlídek zaměstnanců. Zde platí (zjednodušeně řečeno), že čím je kategorie vyšší, tím je práce rizikovější a lékařské prohlídky jsou četnější a rovněž důkladnější.

Bez platné kategorizace navíc není možné pracovnělékařské prohlídky provádět.
A zaměstnanec pracující bez platné prohlídky, je pro zaměstnavatele obrovským rizikem. Přitom stačí, aby zakopnul na schodech!

Pracovnělékařské služby
Každý zaměstnavatel je povinen uzavřít písemnou smlouvu o zajišťování pracovnělékařských služeb. Firemní lékař není jen od toho, aby prováděl lékařské prohlídky zaměstnanců, ale také poskytuje poradenství, měl by pomáhat s kategorizací prací, provádět školení o první pomoci a také provádět lékařský dohled nad pracovišti a pracovními činnostmi.

Samotná problematika lékařských prohlídek zaměstnanců je poměrně komplikovaná. Obsah lékařských prohlídek se odvíjí nejen od kategorizace prací, ale také od dalších rizik, která mohou ohrožovat zaměstnance. Tato vše je nutno uvádět v žádosti o prohlídku, se kterou zaměstnavatel odesílá zaměstnance k lékaři. Mezi tato rizika patří např. řízení firemního vozidla, noční práce, činnosti epidemiologicky závažné apod.

Hodnocení rizik
Každý zaměstnavatel musí provádět soustavné hodnocení rizik a o tomto vést dokumentaci. Zaměstnavatel tedy musí k problematice rizik přistupovat aktivně a snažit se předcházet úrazům, které mohou být těmito riziky působeny.

Pokud je např. ode zdi ke stolu natažen prodlužovací kabel, zaměstnavatel by toto měl vyhodnotit jako riziko možného zakopnutí osob, popř. poškození kabelu a tím možný vznik úrazu. K takovému riziku je nutno poté zaujmout postoj, zda je pro zaměstnavatele rizikem přijatelným či nepřijatelným. V případě nepřijatelného rizika, musí být přijato konkrétní opatření. Např. uložení kabelu do ochranné lišty. O přijetí tohoto opatření musí být proveden záznam.

Takto by měla být řešena všechna rizika pracoviště a činností. Resp. pokud dojde k úrazu, riziko, které jej způsobilo, by mělo být již zadokumentováno. V opačném případě hrozí zaměstnavateli postih.

Problematika řízení rizik je opět poměrně komplikovanou a odbornou činností a je ideální přenechat ji odborníkům.

Vypracování dokumentace bezpečnosti práce
Kromě dokumentace ke kategorizaci prací, pracovnělékařským službám a prohlídkám, řízení rizik, je nutno mít i další dokumenty.
Mezi důležité dokumenty patří např. harmonogram údržby zařízení – tedy prokazatelné, písemné stanovení lhůt kontrol, revizí a údržby provozovaných zařízení. Podobně je nutno také stanovit periody školení zaměstnanců.

V případě, že zaměstnavatel provozuje firemní vozidla, musí mít vypracovaný místní provozní bezpečnostní předpis pro provoz těchto vozidel. Významným dokumentem, který vyžaduje zejména krajská hygienická stanice při kontrolách, je harmonogram provádění úklidu a malování pracovišť.

Možná to zní jako hloupost, ale právě nepořádek na pracovištích je jednou z nejčastějších příčin úrazů vůbec. Ideální je také mít bezpečnostní předpis pro elektrická zařízení. Případné úrazy je nutno evidovat v knize úrazů. V případech, kdy je nutné poskytovat osobní ochranné pracovní prostředky, i toto je nutno dokumentovat.

U převážné většiny dokumentů není zákonem stanoven požadavek na jejich zpracovatele. Zaměstnavatel nebo jeho vedoucí je tedy mohou připravit svépomoci. Zde může být vhodné, inspirovat se např. odbornými vzory těchto dokumentů a při jejich zpracování, zejména zapojit selský rozum a snažit se je vytvořit tak, aby dávaly smysl.

Poskytování osobních ochranných pracovních prostředků
Při běžných kancelářských pracích nemusí existovat nutnost osobní ochranné pracovní prostředky, dále jen ve zkratce OOPP, poskytovat a používat. Přesto se ale i zde mohou vyskytnout činnosti, kdy na ně zaměstnancům nárok vzniká.

Typické jsou úklidové práce. Většina nebezpečných chemických látek, včetně čistících a desinfekčních prostředků, vyžaduje používání minimálně ochranných rukavic, často také ochranných brýlí. Pokud zaměstnanci řídí firemní vozidlo, je vhodné mu kromě reflexní vesty poskytnout také sluneční brýle, jakožto ochranu proti oslnění, ale také ochranné rukavice, pro případ nutnosti údržby automobilu. Rukavice se mohou rovněž hodit např. v případě stěhování nábytku v kancelářích.

Nutnost poskytnout či neposkytnout OOPP musí vyplynout z provedeného hodnocení rizik pro výběr a použití OOPP, které se provádí dle metodiky stanovené nařízením vlády. O tomto hodnocení je nutno vést dokumentaci a na základě ní mít zpracovaný seznam poskytovaných OOPP.

Školení o právních a ostatních předpisech bezpečnosti práce
Splněním výše uvedených opatření, vyplývajících z právních předpisů, zaměstnavatel vytvoří alespoň základní systém bezpečnosti. Aby byl tento systém ale funkční, je nutno s ním seznámit zaměstnance. Správně tedy rozumíte tomu, že zaměstnance nestačí proškolit jen o právních předpisech, ale zejména je nutno je proškolit o vnitřních předpisech bezpečnosti práce firmy.

Především tedy seznámit zaměstnance s výsledky hodnocení rizik, s přijatými opatřeními, s nutností používat OOPP, případně dalšími bezpečnostními předpisy, včetně návodů k obsluze zařízení (kávovar, rychlovarná konvice, firemní vozidlo apod.).

Školení je nutno zajistit před zahájením samotné práce (vstupní) a následně ve stanovených periodách. Periody školení určuje zaměstnavatel. V případě administrativy by neměly být periody delší než 1 x 3 roky. Ale pokud si zaměstnavatel stanoví 1 x 10 let a toto si v případě úrazu dokáže obhájit, není to nic proti ničemu.

Každé školení musí být ukončeno ověřením znalostí. To je vhodné provádět prokazatelně, např. formou zkušebního testu.
O školení je nutno mít dokumentaci. Ta by měla obsahovat jednoznačně stanovený obsah školení – tedy co bylo předmětem školení, záznam o školení a záznam o ověření znalostí.

Preventivní a kontrolní činnost
Kromě soustavného vyhledávání a hodnocení rizik, popsaného výše, je nutno provádět i další preventivní a kontrolní úkoly.

Jednoznačná povinnost je v případě roční prověrky BOZP, která se provádí na všech pracovištích zaměstnavatele a to 1x ročně. Často opomíjenou, ale velmi důležitou je povinnost provádět kontroly přijatých opatření. Tedy zda jsou dostatečná, účinná a zda jsou dodržována. Pokud tedy jako jedno z opatření např. stanovíte, že konkrétní dveře musejí být zavírány, aby nedocházelo k průvanu a tím k negativnímu působení na zdraví zaměstnanců nebo např. stanovíte nejnižší možnou teplotu na pracovišti, dosaženou klimatizací na 22°C, tato opatření musíte pravidelně kontrolovat a v případě jejich porušení vyvozovat důsledky. Při opakovaném porušování, pokud předchozí varování a „tresty“ nepomohly, musíte dokonce sáhnout až k propuštění viníka!

Další oblastí jsou kontroly provozovaných zařízení. Zejména je nutno provádět revize elektrických zařízení. Stanovení lhůt je ideální konzultovat s odborníkem a respektovat doporučení českých technických norem. Ale zde pozor. Např. revize elektrických spotřebičů, jako je PC, jsou technickými normami stanoveny na 1 x 2 roky. Nařízení vlády ale říká, že kontrola každého stroje, technického zařízení, přístroje a nářadí musí být prováděna nejméně 1 x ročně!

Při provádění kontrol zařízení je také důležité respektovat pokyny výrobce, stanovené v návodu výrobce. Nezapomínejte ani na kávovary, rychlovarné konvice, mikrovlnné trouby, vysavače apod. Jako zaměstnavatel musíte zajistit bezpečnost provozu i zařízení, které si na pracoviště přinesou sami zaměstnanci. Např. osobní nabíječky na telefony apod. Toto tedy buď zakažte nebo zakažte do doby, než u nich bude provedena revize elektro.

Pokud se na vyhořelém pracovišti najde v zásuvce osobní nabíječka zaměstnance, která požár způsobila, může to pro Vás znamenat značné potíže!

V případě, že máte podezření, že některý zaměstnanec pracuje pod vlivem alkoholu nebo jiných návykových látek, proveďte kontrolu i na toto. Buď svépomoci, pomocí orientačních měřidel nebo odesláním na odběr krve / moči / slin apod.

Na co si dát ještě pozor?
Velmi častým jevem v administrativních činnostech, zejména v oblasti IT, ale nejen zde, je provádění úpravy hardware u PC svépomoci. PC je elektrické zařízení a k provádění prací na takovém zařízení je nutno, aby zaměstnanec, který tuto práci provádí, měl požadovanou způsobilost v elektrotechnice, dle vyhlášky č. 50/1978 Sb., úz, tedy tzv.: „50ku“. Pokud takového zaměstnance nemáte, vždy provádějte tyto činnosti odbornou firmou.

Stále velmi podceňovanou, ale přesto velmi důležitou je problematika ergonomie na administrativním pracovišti. Zaměstnavatel má povinnost, tuto oblast také řešit. Nejde přitom jen o židli, ale celkově o pracovní prostor. Tedy soustavu zaměstnanec, židle, stůl, klávesnice, monitor, myš, ostatní pracovní pomůcky. Vše musí ladit a umožňovat zdraví bezpečnou práci.

Časté příčiny pracovních úrazů v kancelářích
Mezi časté příčiny úrazů při administrativních pracích patří zejména následující:
1) pád z výšky, zejména potom ze židle, stolu, parapetu, radiátoru apod. Např. při instalaci projektoru, provádění dekorace pracoviště apod.;
2) zakopnutí o otevřený šuplík;
3) zakopnutí / zamotání se do prodlužovacích kabelů (zejména časté změť kabelů u nohou pracovníka pod PC stolem);
4) uklouznutí z důvodu nepořádku na pracovišti (např. na pravítku, propisce, euro složce ponechané na zemi);
5) popálení se při požáru PC (hoří zejména PC umístěné na zemi, na které se značně práší a časem se u těchto zanesou chladící jednotky – nutno pravidelně čistit);
6) opaření se při přípravě nebo přenášení horkých nápojů;
7) pořezání se při opravách zařízení (např. vytahování zaseklého papíru z tiskárny, oprava zaseknuté skartovačky apod.);
8) náraz obličejem do prosklené stěny (zejména u moderních open space pracovišť, kde jsou příčky ze skla. Tyto musejí být výrazně označeny ve výšce cca 1.1 m nad podlahou);
9) kanadské žertíky kolegů (např. odsunutí židle, zamčení na WC apod.);
10) epileptický záchvat ze stresu (např. při vypjaté situaci – hádce mezi zaměstnancem a vedoucím).

Autor článku:
Ing. Vít Hofman | SAW
– specialista BOZP, PO